Das Informationsrecht umfasst alle das Gesellschaftsvermögen oder die Unternehmensführung betreffenden wesentlichen Tatsachen, aber auch sonst alle rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse innerhalb der GmbH oder gegenüber Dritten.

Verbundene Unternehmen

Der Informations- und Einsichtsanspruch bezieht sich auch auf Tochtergesellschaften, an denen die GmbH zu 100 Prozent beteiligt ist. Eine Ausnahme gilt, wenn die Tochtergesellschaft eine Aktiengesellschaft ist. Denn bei einer AG haben die Aktionäre kein Recht auf Bucheinsicht oder die Anfertigung von Kopien der Geschäftsunterlagen.

Bei sonstigen verbundenen Unternehmen (auch Enkel- und Urenkelgesellschaften) geht der Informationsanspruch des Gesellschafters nur so weit, als die GmbH, an der er beteiligt ist, selbst einen Informationsanspruch hat. Das wirkt sich etwa aus, wenn die GmbH bei einer anderen Gesellschaft nur als Kommanditist beteiligt ist, weil diese von Haus aus nur geringere Informationsrechte haben.

Vornahme der Bucheinsicht

Ort der Einsicht sind grundsätzlich die Geschäftsräume der Gesellschaft. Ausnahmsweise darf sie auch am Ort, an dem die Bücher geführt werden, stattfinden, falls dies den Gesellschaftern zumutbar ist.

Das Recht Einsichtnahme in die Bücher und Schriften der Gesellschaft schließt grundsätzlich das Recht ein, sich Kopien anzufertigen. Darunter sind nicht nur Papierkopien, sondern auch digitale Kopien durch Scannen oder Abfotografieren zu verstehen. Der Gesellschafter beziehungsweise die Gesellschafterin ist auch berechtigt, digitale Daten auf elektronische Speichermedien, zum Beispiel auf einen USB-Stick, zu kopieren.

Beiziehung von Anwälten und Steuerberaterinnen

Gesellschafter und Gesellschafterinnen sind grundsätzlich befugt, bei der Ausübung ihres Informationsrechts Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüferinnen und Wirtschaftsprüfer, Steuerberaterinnen und Steuerberater und Buchsachverständige beizuziehen. Die können auch mehrere gleichzeitig sein. Ein Anspruch auf Ausübung des Bucheinsichtsrechts durch sonstige Bevollmächtigte besteht hingegen nicht.

Der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht, wie sie insbesondere bei Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten besteht, wird dabei erhebliche Bedeutung beigemessen. Diese berufsrechtliche Pflicht ist für die Einhaltung der Verschwiegenheit ausreichend, sodass diese Personen ohne zusätzliche Begründung einer vertraglichen Verschwiegenheitspflicht gegenüber der Gesellschaft beigezogen werden können.

Der kontrollberechtigte Gesellschafter beziehungsweise die Gesellschafterin ist jedoch für die beigezogene Person verantwortlich und haftet für einen Missbrauch des Kontrollrechts durch diese.

Auch von den Gesellschafterinnen und Gesellschaftern, die die Einsicht selbst ausüben, kann nicht verlangt werden, dass sie vor der Ausübung der Bucheinsicht eine Verschwiegenheitsverpflichtung unterfertigen. Denn soweit es sich um vertrauliche Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse handelt, sind sie schon aufgrund ihrer Treuepflicht verpflichtet, diese auch vertraulich zu halten. Und für das Abverlangen einer zusätzlichen Verpflichtungserklärung fehlt eine gesetzliche Grundlage.

Konkurrenz durch Gesellschafterinnen und Gesellschafter

Dass der Gesellschafter oder die Gesellschafterin in einer Konkurrenzbeziehung zur Gesellschaft steht, reicht für sich alleine noch nicht aus, um die Bucheinsicht gerechtfertigt zu verweigern. Dem Gesellschafter beziehungsweise der Gesellschafterin kann der Zugang zu Informationen nur aufgrund einer konkreten Gefährdung vorenthalten werden, wofür es konkrete Anhaltspunkte geben muss. Die bloß abstrakte Besorgnis, der Gesellschafter könnte die begehrten Informationen zu gesellschaftsfremden Zwecken verwenden, reicht nicht aus.

Aber selbst wenn es solche konkreten Anhaltspunkte gibt, kann ein konkurrenzierender Gesellschafter beziehungsweise eine solche Gesellschafterin nicht generell vom Informationsrecht ausgeschlossen werden, sondern nur so weit, als die begehrten Informationen und Unterlagen für den Geschäftsbetrieb des konkurrierenden Unternehmens relevant sind.

Gerichtliche Durchsetzung

Wird ein Gesellschafter oder eine Gesellschafterin an der Ausübung ihres Bucheinsichtsrecht gehindert, kann das Gericht angerufen werden. Geht es nicht um die Einsicht in Unterlagen, sondern um die Erteilung konkret gewünschter Informationen, kann das Gericht die Gesellschaft verpflichten, diese Informationen zu erteilen beziehungsweise bestimmte gestellte Fragen zu beantworten.

Die Dauer solcher Gerichtsverfahren, die im sogenannten Außerstreitverfahren zu führen sind, ist unterschiedlich. Manche Gerichte machen "kurzen Prozess" und verzichten auf die Durchführung von Gerichtsverhandlungen. Das ist dann möglich, wenn von der Gesellschaft im Verfahren Einwendungen erhoben werden, die von vornherein nicht anspruchsvernichtend sein können.

Aus Sicht der Gesellschaft oder der dahinterstehenden beherrschenden Gesellschafter besteht allerdings oft ein Interesse, die Ausübung des Informationsrechts durch ihnen lästige Minderheitsgesellschafterinnen und -gesellschafter wenn schon nicht zu verhindern, dann zumindest zu verzögern. Stellt sich die GmbH im Gerichtsverfahren geschickt an, kann eine solche Verzögerung mitunter auch durchaus gelingen.

Geschäftsführer und Geschäftsführerinnen, die einzelne Gesellschafter oder Gesellschafterinnen bei der Ausübung ihrer Gesellschafterrechte behindern, wozu auch das Erheben ungerechtfertigter Einwendungen in Gerichtsverfahren zählt, sind jedoch in aller Regel schlecht beraten. Denn ein solches Verhalten kann einen wichtigen Grund zur Abberufung als Geschäftsführerin beziehungsweise Geschäftsführer darstellen. Und eine solche Abberufung kann auch von einer Gesellschafterminderheit durchgesetzt werden. (Lukas Fantur, 3.5.2024)